De situatie
Met haar onderzoek naar de effectiviteit van eHealth heeft Tactus veel bijgedragen aan de erkenning van het belang van eHealth als behandelonderdeel in de Basis- en Specialistische GGZ. Nu is het voor hen tijd voor een volgende stap: na een periode van ontwikkeling willen zij meer aandacht besteden aan de implementatie van eHealth.
Analyse
Ook deze opdracht begonnen wij met een analyse. Hieruit bleek de ambitie van Tactus: gedreven en vol passie werkt het ontwikkelteam aan de nieuwe invulling van eHealth. Als een van de eerste organisaties organiseren zij eHealth zo dat het online behandelaanbod voor de behandelaar vanuit het EPD aangeboden wordt. Alleen blijkt de implementatiestrategie uit het verleden niet te werken. Dat komt doordat in het verleden gekozen uitgangspunten gebaseerd zijn op disruptiedenken: wees disruptief door een online organisatie náást de bestaande organisatie neer te zetten en zorg zo voor een olievlekwerking. Die olievlekwerking bleef echter uit waardoor de online behandeling een zelfstandig onderdeel in de organisatie bleef. Daarbij besteedde men te weinig aandacht aan het daadwerkelijk implementeren ervan. De focus lag te sterk op ontwikkeling en onderzoek.
Focus
Wat wij als eerste deden was vastleggen welke aspecten de implementatie hinderden. Dat deden we via interviews, werksessies en analyse van ervaringen uit het verleden. Tegelijkertijd organiseerden we Design Thinking Workshops om vast te stellen hoe het ontwikkelteam en behandelaren in de ontwikkelfase van eHealth beter kunnen samenwerken. Zo kregen wij de focus voor implementatie helder en konden we de implementatiestrategie opstellen. Deze implementatiestrategie bevatte zes specifieke uitgangspunten voor implementatie binnen Tactus, met het NPT-model als basis. Voor een intern gedragen focus en implementatieaanpak stelden we de strategie samen met een afvaardiging van de organisatie. Tussentijds toetsten we deze steeds bij verantwoordelijke lijnmanagers en behandelinhoudelijk deskundigen. Deze aanpak vertaalden wij naar geautomatiseerde draaiboeken per locatie, om zo de verantwoordelijken daar te ondersteunen bij de implementatie.
Resultaat
Op 1 september 2018 startte Tactus met de uitvoering van de implementatiestrategie via de draaiboeken. Als ervaren implementatieconsultant houd ik – Saskia Timmer – in de gaten of alles goed loopt. Is er een aanpassing nodig? Dan pas ik het draaiboek aan en activeer de geüpdate versie. Zo zet ik als senior implementatieconsultant mijn kennis in waar dit voor Tactus nodig is en ondersteun zo met minimale inzet vijf afdelingen bij de implementatie. Ik stuur aan, begeleid, coach en ben volhardend in sturing op resultaten. Het draaiboek helpt de organisatie in het leren implementeren: door de gestructureerde aanpak leert men welke aanpak nodig is om tot implementatieresultaat te komen. Via het draaiboek houd ik zicht op de voortgang en de fase waarin iedere implementatie zich bevindt.
Gestegen participatieniveau
Implementatieresultaten hebben tijd nodig. Wat wel nu al zichtbaar is, is het gestegen participatieniveau: we zien dat lijnmanagers, behandelaren en ontwikkelaars een hernieuwd enthousiasme voor eHealth hebben opgevat. Kartrekkers melden zich en zijn actief aan de slag met de implementatie op hun locatie. Het geautomatiseerde draaiboek helpt hen hierbij.
