Complexe regeling
Heb je als zorginstelling de VIPP-subsidie wel al toegekend gekregen, maar ben je nog afwachtend in het opstarten van het traject, dan begint het gevaarlijk te worden. Je moet dan nog van alles doen en dat kost tijd. De regeling is namelijk vrij complex; het kost tijd en energie om daar in thuis te raken. Daarnaast is je softwareleverancier misschien al aan de slag om veranderingen in de software door te voeren. Maar het versnellingsprogramma vraagt ook iets van je hele organisatie. Ook die verandering heeft tijd nodig.
Tips van een expert
Zelf werk ik al vijftien jaar in de zorg waarvan ik nu ruim twee jaar bezig ben met het VIPP-programma. Eerst als adviseur op de concept regeling. Inmiddels zet ik mij in als projectmanager van diverse VIPP-trajecten. In een andere rol ben ik ook betrokken bij GGZ-NL. Ik geef graag een aantal tips om het invoeren van VIPP zo efficiënt mogelijk aan te pakken en daarbij zoveel mogelijk resultaat voor de patiënt te bereiken:
Tip 1: Neem je doelgroep als uitgangspunt en geef zo invulling aan de inhoud van de set gegevens. Hiermee maak je de informatie voor patiënten veel relevanter.
Niet alle informatie van de patiënt wordt in één keer ontsloten. In de subsidieregeling zitten 29 samenhangende setjes van informatie rond persoonsgegevens of zorgproblematiek. De setjes die nu in die regeling zitten, zijn vaak nodig als informatiedrager – bijvoorbeeld, naam en geboortedatum – maar deze informatie ontsluiten is voor de patiënt niet heel interessant. Wel interessant en relevant is je behandelplan. Want dat wil je als patiënt graag kunnen inzien en nalezen. Het ontsluiten hiervan nemen we in de tweede ronde mee. In deze huidige ronde kunnen zorginstellingen wel andere gegevens opnemen waar patiënten belang bij hebben, zoals . Doe dit en zorg zo dat je digitaal relevante informatie uitwisselt met je patiënten.
Tip 2: Denk goed na over de koppeling tussen het VIPP-traject en E-health mogelijkheden.
Onderdeel van de subsidieregeling is het stimuleren van E-health. Als je het slim aanpakt, kun je dit combineren met het uitrollen van de VIPP-regeling. Je creëert dan een portal voor de cliënt waar hij zijn gegevens kan inzien en waar hij dankzij de tools van E-health kan werken aan zijn gezondheid. Patiënten en behandelaren worden enthousiast en gaan samen gebruikmaken van het systeem wanneer je dit op een goede manier inricht. Bied daarbij het liefst ook nog extra dingen aan die voor de patiënt makkelijk zijn, bijvoorbeeld agendabeheer. Iets om vooraf goed over na te denken dus.
Tip 3: Maak het VIPP-project niet breder dan het is. Het is een eerste stap; weet dat er hierna meer detaillering en uitbreiding komt.
Ik adviseer aan de ene kant wel om die zaken in te zetten die jouw patiëntenpopulatie interessant vindt, maar ik geef ook altijd aan dat met deze regeling niet in één keer het hele dossier ontsloten hoeft te worden. Of dat je al je patiëntengroepen moet bedienen. De subsidieregeling vraagt straks dat tien tot vijftien procent - afhankelijk van het gebruik bij de nulmeting - van je relevante patiënten dit systeem gebruikt. Dat betekent dat je best kunt zeggen: ik heb een bepaalde doelgroep voor wie dit heel ingewikkeld is, die laat ik erbuiten. Vervolgens ga je aan de slag met je wat meer generieke groepen voor wie dit van belang is. Ga je dus geen zorgen maken over kleine groepen die niks met dit systeem kunnen. Het hoeft niet voor iedereen te zijn. Zorg dat je naar je einddoel toewerkt, dat voldoende patiënten dit systeem kunnen gaan gebruiken.
Tip 4: Kies een projectmanager die bij meerdere instellingen dit traject loopt. Dat geeft een breder beeld van de mogelijkheden en bespaart flink op het uitzoeken en bijhouden van de gehele regeling.
De VIPP-regeling is aardig complex. Alles bijhouden en alle bijbehorende bijeenkomsten bijwonen, vergt aardig wat tijd. Daarbij vraagt alles wat je moet organiseren ook wat van je. Gelukkig is er een heel VIPP-GGZ team rond deze regeling dat je helpt begrijpen wat je als instelling allemaal moet doen. Maar voor je dat als projectmanager allemaal snapt, ben je best wat bijeenkomsten en inhoudelijke stukken doorspitten verder. Iemand met ervaring in de zorg, maar zonder kennis van het subsidietraject de verantwoordelijkheid geven, zou ik dan ook afraden. Diegene is namelijk al vele uren verder eer zijn kennis op niveau is. Kies dus liever iemand die bekend is met het VIPP-traject en hier bij meerdere zorginstellingen aan werkt. Dan heb je meteen een inkijkje in hoe andere instellingen hiermee omgaan en kun je kennis uitwisselen. Daarnaast moet in lopende trajecten nog duidelijk worden hoe bepaalde punten geïnterpreteerd gaan worden. Iemand die dat al weet, omdat hij het bij een andere instelling heeft gezien, zit beter in die materie. Een combinatie is ook mogelijk: een interne projectleider die geadviseerd wordt door iemand met kennis en ervaring in het VIPP-traject. Dit werkt prettig omdat iemand die de organisatie al kent, vanuit die kennis goed kan bijdragen aan de uitvoering.
Tip 5: Wacht niet langer en ga volop van start! Zorg daarvoor dat je plan compleet is en weet wat er technisch van je gevraagd wordt.
Heb je als zorginstelling de VIPP-subsidie wel al toegekend gekregen, maar ben je nog afwachtend in het opstarten van het traject dan moet je in mijn ogen zo snel mogelijk een plan gaan maken. In dat plan leg je vast:
- Met welke leveranciers ga ik dit traject doen? Zijn dat al mijn huidige leveranciers of maak ik een selectie?
- Op welke doelgroep gaan wij ons richten?
Houd er rekening mee dat je gegevens vaak uit verschillende systemen moet verzamelen; uit het EPD, het Elektronisch Voorschrijf Systeem of je applicatie voor ROM. Dit verzamelen gebeurt door een dienst die wij ‘De Broker’ noemen. Die heb je nog niet in huis, want die is nieuw. Dus daar moet je sowieso pakketselectie voor doen. Gaat een leverancier waar jij mee werkt niet mee in deze VIPP-ontwikkeling, dan moet je overwegen of je nog een switch van pakket wil maken. Dat gebeurt niet veel, maar sommige instellingen moeten nog een nieuw systeem implementeren voordat ze deze subsidie kunnen waarmaken.
En nu?
Heb je nog geen plan of projectleider voor jullie VIPP-traject? Selecteer dan iemand die al een of meerdere van dit soort trajecten doet. Die kan snel van start gaan en brengt veel kennis met zich mee. Ik praat graag met je verder over de mogelijkheden. Neem gerust contact op om vrijblijvend van gedachten te wisselen.
