Januari 2020: willen we wel?
Zuyderland GGZ had al mooie resultaten bereikt op het vlak van eHealth. De uitdaging bleef echter; deze resultaten vasthouden. Zij zagen nu namelijk het commitment aan eHealth inzakken wanneer de aandacht voor het onderwerp afnam. Mijn meekijken en zoeken naar de juiste oplossing, begon met het maken van een analyse: waar staan jullie nu? Wat zijn de knelpunten? Ook keek ik naar wat de doelen moesten zijn: wat is minimaal haalbaar en wat is de veranderstrategie die we moeten kiezen om dat te bereiken? Deze complete analyse legde ik voor samen met de constatering dat de VIPP-regeling zeker haalbaar was, als iedereen zich committeerde. Dit was rond januari 2020.
‘Ongeveer tien dagen voordat de eerste club online zou gaan samenwerken, brak de coronacrisis uit.
En nu?’
Februari 2020: kunnen we wel?
Met de haalbaarheid onderzocht en in beeld gebracht, werkte ik aan de hand van de veranderstrategie het plan van aanpak uit. Hiervoor keek ik naar de prioriteiten per afdeling. In een team voor basisGGZ-behandeling kun je bijvoorbeeld bereiken dat je van een groot deel, zeg 90 procent, blended contact of blended behandeling aanbiedt. Maar op een acute opname afdeling is het natuurlijk niet realistisch om überhaupt iets met eHealth te willen. Op de afdeling herstel leefde het beeld dat eHealth voor hun afdeling misschien niet helemaal paste. Het was inmiddels eind februari en de gebeurtenissen die volgden en een enorme impact hadden, werden nog door niemand voorzien.
Maart 2020: we willen, kunnen en moeten
De afdeling herstel had onderzocht wat beeldbellen zou kunnen betekenen voor het FACT-team. De plannen van aanpak voor implementatie van de internetbehandeling lagen klaar, de eerste opzet was gemaakt, de doelen waren gecommuniceerd en bovendien waren er twee trainingsdagen geweest. En toen werd alles anders: ongeveer tien dagen voordat de eerste club medewerkers en cliënten online zou gaan samenwerken, brak de coronacrisis uit. Dat zette alles op scherp. Natuurlijk wilden medewerkers van Zuyderland GGZ de cliënten zo goed mogelijk kunnen blijven helpen. Daarvoor moesten we met spoed de vastgelegde strategie veranderen. Durfden we dat aan? Jazeker! We besloten dat Zuyderland al zo goede op weg was, dat we konden doorpakken. We hadden de middelen en de kennis van het aanbieden van online behandelingen immers paraat. Daarom besloten we fors te investeren in het maken van handleidingen en video-instructies. Die zijn vervolgens verspreid en vanuit daar is iedereen aan de slag gegaan.
‘We hadden de middelen en de kennis van het aanbieden van online behandelingen paraat.’
Spectaculaire resultaten
Bij een implementatie maken wij altijd een kleine club verantwoordelijk op een afdeling. In deze bijzondere situatie hebben we met die club de implementatie op afstand begeleid. De cijfers zijn spectaculair: drie weken na de implementatie van eHealth is de organisatie van 94 cliënten die online actief waren naar 646 cliënten gegaan. Gigantisch! Uitzonderlijke resultaten die we zonder de coronacrisis niet op deze manier hadden kunnen bereiken. Normaal gesproken had de afdeling volgens onze planning na drie weken op ongeveer 350 eHealth gebruikers moeten zitten. Voor ieder project maken wij een planning waarin de groeicurve eerst langzaam en dan steeds sterker stijgt. Vervolgens wordt de curve stabiel. Dan weten we dat we weer een stapje in de opbouw kunnen maken. Zuyderland loopt door de coronacrisis ongeveer een maand voorop en is daarmee onderweg naar de vervolg groeistap. De implementatie van eHealth gaat dus zeer goed.
Het belang van Zingeving
Wat je uit dit bijzondere voorbeeld kunt concluderen, is het belang van zingeving en commitment; in dit geval zorgde de coronacrisis voor zoveel urgentie voor iedereen wel mee moest, cliënt en behandelaar. Normaal gesproken krijg je dit bijna niet in dit tempo voor elkaar in een implementatietraject. In onze methodiek neemt Zingeving niet voor niks een belangrijke plek in. Vanuit Zingeving ontstaat immers de urgentie. Als er geen urgentie is – bijvoorbeeld doordat je als arts je been breekt waardoor je je cliënten niet kunt zien of in dit geval vanwege de coronacrisis – dan bereik je andere resultaten. Daarnaast is de inzet en flexibiliteit van de behandelaren en cliënten van Zuyderland ook een belangrijke factor is voor dit recente succes. Commitment van de behandelaren om ook in deze tijd goede zorg te blijven bieden.
‘Het project bij Zuyderland laat heel duidelijk het belang van Zingeving en Commitment zien.’
De vier pijlers: Zingeving – Commitment – Actie – Reflectief Waarderen
Vanuit het voorbeeld van Zuyderland, zien wij heel duidelijk het belang van de vier pijlers van onze methode: Zingeving – Commitment – Actie – Reflectief Waarderen. Een verandering kun je niet doorvoeren zonder op alle pijlers te schakelen. Je kunt wel werken aan Zingeving, maar als er geen Commitment is doordat de managers de verandering niet als urgent ervaren, dan kom je er niet. Werk je wel aan Zingeving, maar niet aan Actie, dan gebeurt er ook weinig. Als je wel werkt aan alle drie de pijlers, maar niet terugblikt op de cijfers, dan loop je ook vast want dan weet je gewoonweg niet waar je staat. We zien dus duidelijk dat het volgen van onze 9 staps-innovatieroute ook in deze tijd bijzonder goed werkt.
Terug naar ‘normaal’, en dan?
Momenteel werken we aan het stabiliseren van de situatie zodat iedereen eHealth naar tevredenheid kan blijven gebruiken. Ook werken we aan het doorontwikkelen van de behandelvaardigheden op afstand. Interne kennisontwikkeling bij de professionals is hierin heel belangrijk. Als de zaken straks weer normaliseren, gaan we ons richten op het borgen van de resultaten die we bereikt hebben. Dat is in deze opdracht een heel expliciet onderdeel, zoals eigenlijk bij al onze klanten. Hierbij gebruiken we ons STOPP-model dat zich ook al keer op keer heeft bewezen.
‘Met behulp van ons STOPP-model richten we ons straks op het borgen van de resultaten die we bereikt hebben.’
